Czas epidemii wirusa COVID-19, zwanego potocznie koronawirusem to wyzwanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Z jednej pracodawcy muszą zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz chronić życie i zdrowie pracowników, co wynika z Kodeksu Pracy - w innym bowiem przypadku pracownicy na podstawie art. 210 Kodeksu Pracy mogą powstrzymać się od świadczenia pracy (z powodu warunków pracy, które stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika), z drugiej strony pracownicy muszą ryzykować własnym życiem i zdrowiem w sytuacji gdy zmuszeni są do stawiennictwa w miejscu pracy np. biurze, fabryce itp.

W związku z sytuacją epidemiologiczną pracodawcy podjęli różne próby zabezpieczenia zarówno swoich pracowników, jak i swoich interesów gospodarczych. Nagłe zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej dla wielu mogłoby okazać się zbyt wielkim obciążeniem. Wielu pracodawców, korzystając z uregulowań jakie wprowadziła ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (art. 3) wysłało pracowników na tzw. „pracę zdalną”, tj. wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Rozwiązanie to pozwoli na ograniczenie skupisk ludzkich i na znaczne zmniejszenie rozprzestrzeniania się wirusa, jak również zagwarantuje, że praca będzie wykonana.

Niestety nie wszyscy pracownicy mogą pracować zdalnie, nie tylko z uwagi na specyfikę ich pracy (np. pracownicy produkcji, sprzedawcy w sklepach itp.), ale również z powodu potrzeb pracodawcy obecności kogoś w biurze (np. sekretarki odbierającej pocztę, osoby kontaktowej odbierającej telefony i obsługującej przychodzących klientów).

W przypadku, gdy praca zdalna jest z założenia wykluczona, pracodawcy powinni rozważyć inne środki zapewniające bezpieczne i higieniczne warunki pracy np. środki ochrony indywidualnej, reorganizację sposobu wykonywania pracy lub w ostateczności rozpoczęcie przestoju (art. 81 Kodeksu Pracy).

Rotacyjność pracy i klarowne zasady wysyłania na „home office”

Zgodnie z art. 18^3a § 1 Kodeksu Pracy, pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie warunków zatrudnienia bez względu na ich cechy indywidualne. Katalog cech stanowiących przyczynę dyskryminacji jest otwarty, może to być np. w szczególności płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Praca powinna być organizowana w sposób zapewniający rotacyjność oraz sprawiedliwe obciążenie obowiązkami wszystkich pracowników. Nie może być tak, iż tylko niektórzy pracownicy znajdujący się w tej samej sytuacji są w sposób nieuzasadniony narażani lub bardziej narażani na ryzyko zakażenia wirusem.

Z powyższym wiąże się także kwestia wyboru pracowników, którzy będą pracowali zdalnie, w sytuacji gdy choć obiektywnie zadania wszystkich pracowników na to pozwalają, to jednak brak jest na to aktualnie możliwości technicznych - innymi słowy gdy ktoś musi pozostać w „biurze”. Wybór powinien opierać się o kryteria obiektywne, konkretne, zrozumiałe dla pracowników i uzasadnione w tejże szczególnej sytuacji. Zastosowanie kryterium niespełniającego tychże warunków, stanowić może przejaw dyskryminacji pośredniej, tj. gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej ze względu na jedną lub kilka swoich cech (art. 18^3a § 4 Kodeksu Pracy). Kryterium takim może być np. dojazd do miejsca pracy w sposób niesprzyjający rozprzestrzenianiu się chorób, brak czynników zwiększających zagrożenie zachorowaniem lub rozprzestrzenianiem się wirusa, obiektywna niemożliwość wykonywania pracy zdalnej. Oczywiście wybór pracowników może być oparty o ich dobrowolne zgłoszenie się do pracy w biurze, zamiast wykonywać pracę zdalnie.

Nie może być tak, iż tylko kadra managerska ma prawo pracować zdalnie, podczas gdy tylko zwykli pracownicy zmuszani są do przychodzenia do biura. Również sytuacja odwrotna nie jest dopuszczalna. Życie i zdrowie każdego człowieka stanowi konstytucyjnie chronioną wartość.

Podobnie należy zadbać oto, aby wybór pracownika, który nie będzie pracował zdalnie nie stanowił „kary” dla tej osoby.

W szczególności należy wprowadzić rotacyjność pracowników pracujących zdalnie w stosunku do pracowników świadczących pracę z siedziby firmy. Zmiany pracowników powinny następować w równych odstępach czasu, np. co 3 dni lub co tydzień lub kilka godzin w zależności od długości trwania pracy zdalnej, aby wszystkim pracownikom zapewnić odpowiednią ochronę życia i zdrowia oraz obłożenie pracą.

Zapewnianie narzędzi i potencjalna refundacja kosztów pracy zdalnej

Dodać należy, że cechą charakterystyczną stosunku pracy jest wykonywanie pracy „na ryzyko” pracodawcy, który dostarcza pracownikowi narzędzi, materiałów i innych środków niezbędnych do wykonywania umówionych obowiązków. Istota stosunku pracy wyklucza by to pracownik w całości ponosił te koszty, bowiem wskazywałoby to na odmienny od umowy o pracę stosunek prawny tj. umowę cywilnoprawną. Pracodawca powinien wobec tego zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia i sprzęty oraz materiały do wykonywania pracy zdalnej. W tym obowiązku również kryje się obowiązek pracodawcy niedyskryminowania pracowników. Pracodawca powinien w równy sposób dostarczyć wszystkim pracownikom sprzętu oraz narzędzi koniecznych do wykonywania pracy np. laptopów, telefonów służbowych itp. nie zaś dostarczyć te przedmioty jedynie części pracowników, zatrudnionych na wyższych stanowiskach w zakładzie pracy, zmuszając pozostałych do korzystania z prywatnych zasobów. Kwestia pracy zdalnej pracownika na prywatnym sprzęcie oraz zasobach prowadzi również do pytania, czy w związku z tym pracodawcy powinni refundować pracownikom wydatki poniesione przez nich np. energię elektryczną, sieć internet itp., jak również do pytania czy tego rodzaju działania nie powodują zagrożenia dot. ochrony danych przedsiębiorstwa oraz informacji niejawnych.

Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych umożliwia wydanie przez pracodawców pracownikom polecenia pracy zdalnej, tym nie mniej wydaje się, iż w treści takiego polecenia określone powinny zostać ustalone zasady zwrotu wydatków jakie pracownik poniesie w związku z zdalną pracą. Barak takich ustaleń może powodować ryzyko roszczeń ze strony pracowników niezadowolonych z konieczności dotowania działalności ich pracodawcy. Jest to o tyle istotne, iż czas epidemii i pracy zdalnej może znacząco się przedłużyć, co spowoduje, iż koszty pracy zdalnej leżące po stronie pracownika będą przez niego odczuwalne.

Wielu pracodawców nie zadbało o to i nie zdaje sobie sprawy z tego, iż de facto wydatki ponoszone przez pracowników mogą stanowić nieopodatkowany przychód pracodawcy.

Jeszcze wspomnieć tylko należy o sankcjach związanych z naruszeniem zakazu dyskryminacji. Tutaj możliwe jest bardzo szerokie spektrum podstaw odpowiedzialności prawnej pracodawcy począwszy od przepisów kodeksu pracy tj. art. 18 ze znaczkiem 3d, poprzez odpowiedzialność cywilnoprawną z art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.(z tytułu nienależytego wykonania umowy), czy art. 415 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (odpowiedzialność deliktową) czy wreszcie odpowiedzialność z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownika (jakim również jest zdrowie i życie) art. 23 i 24 k.c. w zw. z art. 448 k.c.

Pracodawcy powinni mieć świadomość ww. ryzyk oraz rozsądnie i bez dyskryminacji organizować pracę swoich pracowników w okresie epidemii, jak również zapewnić im prawo do zwrot wydatków związanych z pracą zdalną.